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2019年1月23日 星期三

【最有生產力的一年】重點整理+讀後心得



作者為克里斯.貝利(Chris Bailey)

  作者在2013年展開為期一年的生產力計畫,名為(A Year of Productivity,簡稱AYOP),計畫的目的是在這一年盡可能深入探討生產力,而本書為計畫執行的生產力報告。計畫裏頭包含許多有趣的實驗,如:
一週冥想35小時。
一週工作90小時。
每天早上5:30起床,測試早起對生產力的影響。
一週觀看70小時的TED演講。
增加5公斤的淨肌肉量。
完全與外界隔離的生活。
一整個月只喝水,不喝其他飲料。
....。


  生產力技巧存在的目的,是為了幫助你用較少的時間,完成你所有必須做的事情,好讓你空出更多的時間,追尋你人生中真正重要有意義的事情。追求生產力的過程,也是認清自己的過程。我們正是因為不想安於現況,所以努力追求高生產力。
  所謂的生產力,取決於你花時間"成就"了多少事情,和你"做"了多少事情並無關聯。如果你預計在今天完成一篇20頁的報告,而且如期完成,那麼你就是富有生產力的;同理,如果你打算在今天好好放鬆,度過今年裡最悠閒的一天,而且做到的話,你的生產力就是滿分。


  作者定義生產力的三大要素,分別為:時間(Time)、專注力(Attention)、精力(Energy)。以三大要素的角度,說明如何創造高生產力。三大要素缺一不可,雖彼此獨立,但又密不可分。
  • 時間(Time):每個人每天所擁有個時間都一樣,差別是如何運用及度過它。
  • 專注力(Attention):以反面來說,就是不分心的能力。壞消息是,我們的大腦天生就容易分心,因此如何避免外界干擾,將專注力投注在任務上,顯得相當重要。
  • 精力(Energy):也就是"精神力",相對於體力。取決於你處理代辦事項時能維持多久才感到疲憊的程度。精力會依當下的身心狀況而變化。

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奠定基礎-設定目標的目的是讓你有努力的方向,而不是難的讓你壓垮自己。

  追求高生產力的路上,像是把產出與善待自己這兩件事放在天秤的兩側,並試圖將它們保持平衡。可人生苦短,沒必要在追求的過程中對自己過於苛刻。事實上,當你越快樂,就會變得越有生產力。

  在你實際展開行動前,請先深入探索自己想要提高生產力背後的真正原因。若你不是那麼確定原因,本書提供你兩個好方法:冥想、正念做事。
  原因是,你生活中的每件事並非都同等重要,一旦你透過冥想,覺察認清生活中哪些事對你影響最大,便能把三大要素投注在高回報的事情上面,也就是能創造80%影響力的20%任務上。

  冥想及正念做事並不可怕,你必須留給自己時間與空間,深思追求高生產力其背後的原因。
  
  以我為例,冥想是今年(2019)才開始養成的習慣。一開始給自己設定的目標是每周三次,每次在睡前花15分鐘。閉上眼睛,以自己能坐得舒服的姿勢在床上,將注意力放在每次的呼吸上。會發現腦中有許多想法奔馳而出,你只需要以旁觀者的角度觀察它們,然後重新將注意力放在呼吸上。冥想就是不停地重複這個過程。
  而所謂的正念做事,即是關閉自動駕駛模式,全心投入在某一件事情上的藝術。當你全心完成事情後再重新注意時間,你可能會因為時光飛逝,而懷疑自己剛剛是否進入異次元空間。
  有效的正念做事,取決於當下的精力狀況。作者把每天的精力高峰時間稱為"生理黃金時段",可以透過記錄下每小時(或半小時)的精力變化,找出自己的"生理黃金時段",處理當日的三大任務。你的精力只是三大要素的其中一項,創造高生產力需有效管理好三大要素,處理對你來說最重要的事。


時間-你願意支付多少錢買回自己一小時的人生?
  
  首先假設理工科碩士畢業新鮮人的月薪為45K,換算時薪為187.5元(45000/30/8);若時薪想提升到200元,換算月薪為48K(200*30*8)。
  在知識經濟的時代,我們可以拿來換取金錢不再只是時間而已。當我們為某件事安排時間時,實際上我們做的是,決定那段時間可以讓專注力和精力投注在這件事上。唯有在你瞭解自己一天有多少精力和專注力,並且決定你想要完成的任務之後, 時間管理才會變得重要。
  根據帕金森定律(Parkinson's law):你有多少可運用的時間,你就會衍生出足夠的工作量來塞滿這些時間。
  因此,你必須避免將生產力三大要素投入在低回報的任務上。請勇敢的向低回報的任務承諾計畫說"不",這麼做能讓你善用三大要素在你精心挑選的高回報任務上。說不的同時,等同向重要的任務說"是"。你的身心會隨著克服高回報的任務而成長,這使你能充實自己,進而提升自己在單位時間的產值。
  
  作者做了相當有趣的實驗:分別在不同的兩週,工作90及20個小時。兩者的工時有著4.5倍的差距,實驗結果卻發現,每週工作90小時的產出,只比每週工作20小時高一些而已。
  這代表甚麼?我們容易因為可掌握的時間變多,進而投入較少的專注力,或者開始拖延處理,上網追劇。拖延的出現代表你目前的生活不符合你的興趣。

  關於拖延,現今有許多針對拖延所做的研究。而本書中提到,你怕做某件事所花費的時間和精力,比真正做那件事本身還要多。拖延對生產力有極大的影響,你越是把未來的自己視為陌生人,就越可能把把事情拖到明天再處理-也就是留給未來的自己去做。
  務必記住,現在的你透過時間,經歷過一些事情後就成了未來的你。你與未來的自己的差距,取決於這段時間的長度,及你運用時間的方式。好好善待自己,不管是現在還是未來的你。
  你能為自己創造內在及外在動機,改善拖延的誘因:
1.讓自己只能從,做你想要拖延的任務,或是作高回報的任務中做選擇。
2.列出因拖延而衍生出的成本(時間、金錢)。
3.試著起頭做點事情,有動力後再繼續下去。


專注力-讓大腦思考,而非記憶待辦事項。

  容許這邊再重複一次,你必須將三大要素投注在能創造80%影響力的20%任務上。
  透過冥想,在前一晚或是當日工作前,擬定今日的三大任務,將三大要素投注在它們身上。這麼做的好處是,能避免以自動駕駛模式,掉入處理低回報任務的陷阱裡。
  適時的善用工具建立代辦清單,可以有效減輕大腦的負荷,避免碩果僅存的三大要素被低回報任務消耗殆盡。我本身是用Google Keep、Google Calendar,協助紀錄及管理待辦事項。另外,書中提到還可以建立下列清單,幫助你減清大腦負擔,使思緒有空間發展。
1.等待清單(等包裹、錢、信件)。
2.個別的計畫清單(旅行、演講、專案)。

  書中提到以"熱點"的概念,將你的人生拆解成七個部分個別管理,讓大腦的專注力在聚焦高回報的任務時,有明確的方向。"熱點"這個名稱可能與你的習慣不同,但大方向不變。熱點的好處在於,能有效掌握及平衡人生,避免將三大要素過度投入在某個部分,而忽略其他部分。熱點包括:
1.頭腦(學習、冥想、閱讀)
2.身體(健身、慢跑)
3.情感(覺察內心想法、向家人表達你的心意)
4.職涯(給Peter回電、拜訪客戶)
5.財務(信用卡費、水電費)
6.人際(約朋友碰面、給家人打電話問候)
7.樂趣(學吉他、素描)
  
  大腦中的處理模式主要可分為兩種:1.一天馬行空模式 2.中央執行模式。
  當你碰上特別難處理的問題,或需要創造力的時候,不妨將自己切換成天馬行空模式,做個白日夢任由思想奔馳。有幾個方式可以將大腦轉變為天馬行空模式:
1.帶上紙筆、處在放鬆的狀態給自己一段時間。
2.健身或運動
3.閱讀
4.冥想
5.聽音樂
6.學習富含創造力的嗜好
7.禱告
8.到郊外散步
9.與朋友相聚
10.按摩。

  我們的大腦天生就容易分心,無法同時專注在兩件事情上,它做的只是在事物上不斷切換,藉此創造多工處理的假象。多工處理無法提高我們的生產力,只會讓大腦費神在重新聚焦,使你疲倦且記憶力下降。因此,最好在處理高回報任務時,刻意避免外界的干擾,全心投入專注力在上頭,特別是在你的"生理黃金時段"。


精力-你必須經常做些痛苦的小改變,換取長期的回報。

  在知識經濟的時代,當你想努力提升生產力時,具備強大的心智功能顯得相當重要。處理高回報的任務不僅需要大量時間,還要耗費同樣大量的專注力和精力。書中說明如何透過有效管理飲食、運動、睡眠,創造更多的精力管理你的人生,進而提升生產力。

  每餐吃下肚的食物,會透過身體的消化系統將其轉化為葡萄糖,供應給全身每吋細胞。透過食物的攝取,其熱量大約有20%是被大腦細胞所消耗,而大腦只佔身體總重的2%-3%。當你感到疲倦時,往往是因為大腦中的葡萄糖超過或小於需求。
  好的方法是,在一天之中盡量食用未加工且升糖指數(GI)較小的食物,可延長消化系統對食物的作用時間,使身體內的葡萄糖不至於劇烈波動,進一步維持你的精力水平,不會一下子昏昏欲睡,或感到疲倦。

  為了提升能量,你必須避免喝含有酒精及糖分的飲料。多喝水吧!研究指出,一早起床喝水,能使代謝速度加快24%。大腦組織中,75%是由水組成,多喝水能使思緒更清晰。另外,多喝水還能為你省下買飲料的錢。

  適當的運動能釋放腦內啡,有助於戰勝所面臨的壓力,也能幫助修補腦中因憂鬱而受損的細胞。

  依睡眠時間來說,正常人的每日睡眠約7-9小時。檢視自己是否睡眠充足的方法:觀察週末是否能於平常日時間起床,而不用補眠。你可以完全掌握自己的睡眠時間,訂好就寢時間後,回推一至半小時進行睡眠儀式,慢慢淡出這一天。
  犧牲睡眠換取時間工作,只會造成生產力的受損,反而因此得不償失。提升生產力的過程很乏味,你必須經常做些痛苦的小改變,換取長期的回報。


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讀後感

  看完<最有生產力的一年>,我自己最大的改變是,開始在睡前冥想、設定每項任務的處理時間,不讓自己掉入長時數工作的陷阱、堅定持續運動的習慣。
  每當我在睡前審思今日的成就時,都深深的感謝願意努力付出的自己。套用一句電影<功夫熊貓>內我很喜歡的話,"日後如果不想後悔,現在就不要放棄"。正因為不想安於現況,所以我們學習能提高生產力的技巧,試圖在每天做點甚麼,換取長期的回報。
  <最有生產力的一年>相當值得一讀,相信看完後對生活及工作有更不一樣的面對方式。
  持續努力,沒有奇蹟,只有累積。